Yıl sonu stok sayımı nasıl yapılır?
Yıl sonu stok sayımı, elinizdeki malların fiilen sayılıp kayıtlarla karşılaştırılmasıdır. İyi bir sayım üç aşamada yürür: hazırlık, kör sayım ve fark analizi; bu rehber her aşamanın kontrol listesini ve sayım tutanağında olması gereken alanları veriyor.
Hazırlayan: Kirasistem. Yayın: 28.10.2026. Güncelleme: 28.10.2026.
Hazırlık kontrol listesi
- Sayım tarihini ve başlangıç saatini belirleyin; mal giriş ve çıkışını o saatte durdurun ya da ayrı bir alana alın.
- Depoyu ve mağazayı bölgelere ayırın, her bölgeye bir kod ve bir sorumlu verin.
- Etiketi eksik ya da okunmayan ürünleri sayımdan önce etiketleyin.
- İade, hasarlı ve başkasına ait (emanet) malları ayrı bir yere alıp ayrıca sayın.
- Sayım listelerini, el terminallerini ve şarj noktalarını bir gün önce deneyin.
Ekip ve cihaz hesabı
Her bölgede iki kişilik ekip iyi çalışır: biri okutur ya da sayar, öteki kontrol eder ve yazar. Farklı çıkan kalemleri yeniden sayacak ikinci ekip ilk ekipten farklı kişilerden oluşmalıdır.
Cihaz sayısı için: toplam okutma ÷ (kişi başı saatlik okutma × sayım saati). Örneğin 20.000 okutma, saatte 400 okutma varsayımı ve 8 saatlik sayım için 7 el terminali gerekir; bir yedek ekleyin. El terminali, okuyucu ve etiket yazıcısını birlikte isteyecekseniz yıl sonu sayım paketi sayfasında örnek paket hazır.
Kör sayım nasıl yapılır
Kör sayımda sayan kişi sistemdeki miktarı görmez; yalnız gördüğünü sayar ya da okutur. Böylece “sistemde 40 yazıyor, 40 diyelim” hatası önlenir. Sayım bitince sistem miktarı ile karşılaştırma ayrı bir adımda yapılır ve yalnız farklı çıkan kalemler yeniden sayılır.
Fark analizi
Fark = sayılan miktar − kayıttaki miktar. Önce bir eşik belirleyin (ör. tutar ya da adet olarak) ve eşiği aşan kalemleri ikinci ekiple yeniden saydırın. Farkların çoğu yanlış yerde duran mal, girilmemiş irsaliye ya da iade kaydından çıkar. Doğrulanan farkın nedeni tutanağa yazılır; düzeltme kaydını muhasebeyle birlikte yapın.
Sayım tutanağında bulunması gereken alanlar
- Sayım tarihi, başlangıç ve bitiş saati
- Sayım yeri: depo, mağaza ve bölge kodu
- Ürün kodu, ürün adı ve birim
- Sayılan miktar; varsa kayıttaki miktar ve fark
- Hasarlı, iade ve emanet mallar için açıklama
- Sayan ve kontrol eden kişilerin adı ve imzası
Mağaza, depo ve market farkları
- Mağaza: müşteri trafiği sayımı bozar; kapanıştan sonra ya da kapalı bir günde sayın, raf arkası ve depo stoğunu ayrı yazın.
- Depo: palet ve koli bazında ön sayım yapıp açık kolileri tek tek sayın; raf adresiyle çalışmak fark aramayı kolaylaştırır.
- Market: kalem sayısı yüksektir; tartılı ürünler ve son kullanma tarihi yakın ürünler için ayrı liste tutun.
Kamu kurumlarında taşınır sayımı
Kamu idarelerinde yıl sonu sayımı Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre, sayım kurulu ve taşınır kayıt yetkilisiyle yapılır. Bu rehber özel sektör içindir; kamu süreçleri için kaynaklar bölümündeki yönetmelik metnine bakın.
Sık sorulan sorular
Yıl sonu sayımı ne zaman yapılır?
Çoğu işletme sayımı yılın son günlerinde ya da yeni yılın ilk günlerinde, mal giriş ve çıkışının en az olduğu bir zamanda yapar. Önemli olan sayım anını net belirlemek ve o andan sonraki hareketleri ayrı kaydetmektir. Tarihi mali müşavirinizle birlikte seçin; kayıtların hangi güne göre kapatılacağına o karar verir.
Sayım için kaç el terminali gerekir?
Toplam okutma sayısını, kişi başı saatlik okutma ile sayım saatinin çarpımına bölün. Örneğin 20.000 okutma, kişi başı saatte 400 okutma ve 8 saatlik sayım için 7 cihaz gerekir; arıza ve şarj için bir yedek ekleyin. Kişi başı hız bir varsayımdır, sayımdan önce kısa bir denemeyle kendi değerinizi ölçün.
Sayım farkı çıkarsa ne yapılır?
Önce farklı çıkan kalemleri başka bir ekiple yeniden sayın; farkların çoğu yanlış yerde duran ya da kaydı girilmemiş maldan çıkar. Fark doğrulanırsa nedeni (fire, kayıp, kayıt hatası) tutanağa yazılır ve düzeltme kaydı muhasebeyle birlikte yapılır. Kayıt şekli için mali müşavirinize danışın.